Een steeds groter gedeelte van ons leven speelt zich online af. Privé, maar ook zakelijk. Bedrijven werken niet meer met handmatige registratie en overvolle archiefkasten, maar digitaal: in de cloud. Hoe zorgt u ervoor dat uw bedrijfsinformatie goed beveiligd is in zo’n digitale omgeving? Wat zijn de wettelijke vereisten? En Hoe safe zijn uw bedrijfsgegevens? Alles over ISO 27001 en een Information Security Management System.

Uw bedrijfsinformatie goed beveiligd

Digitaal zakendoen betekent dat u bedrijfsgevoelige informatie ook digitaal opslaat. De financiële administratie of persoonsgegevens van klanten en relaties bijvoorbeeld. Internetcriminelen zijn uit op deze gegevens en ook een ongeluk – een medewerker die zijn of haar laptop verliest bijvoorbeeld – zit in een klein hoekje. Het is zaak om hier secuur mee om te gaan als organisatie. 

Een Information Security Management System

U doet er als ondernemer goed aan om een Information Security Management System (ISMS) te implementeren. Deze registreert en ordent alle gegevens die andere software binnen uw bedrijf vastlegt en heeft diverse applicaties om (digitale) problemen snel en accuraat op te lossen. Een Information Security Management System is onderdeel van ISO 27001, de standaard voor informatiebeveiliging.

ISO 27001

In ISO 27001 – ook wel bekend als NEN-ISO/IEC 27001 – is de norm voor het vaststellen, implementeren, uitvoeren, controleren, beoordelen, bijhouden en verbeteren van een Information Security Management System. Zo moet het systeem een aantal verplichte activiteiten bevatten zoals: een interne ISO 27001 audit en een risicoanalyse. Met een Information Security Management System maakt u als bedrijf aantoonbaar dat u aan de normen voor informatiebeveiliging voldoet. De eisen die in ISO 27001 zijn opgesteld gelden internationaal en zijn van toepassing op alle organisaties ongeacht type, omvang en aard.

 

Als woningcorporatie ben je het grootste deel van de tijd bezig met het afhandelen van administratieve werkzaamheden. Als je systeem niet goed is ingericht, medewerkers langs elkaar heen werken of taken zich blijven opstapelen, kun je al snel het overzicht verliezen. Hieronder 3 manieren om de controle over jouw bedrijfsprocessen terug te krijgen!

 

 

 

#1. Zorg voor een geoptimaliseerd ERP systeem

Een ERP (Enterprise Resource Planning) systeem is een systeem dat de informatie van verschillende afdelingen binnen je woningcorporatie samenbrengt en zorgt dat iedereen altijd de meest actuele gegevens tot zijn beschikking heeft. Kies voor een ERP systeem dat specifiek is ontwikkeld voor woningcorporaties; op die manier weet je zeker dat alle werkzaamheden en bedrijfsprocessen door één systeem gefaciliteerd kunnen worden. 

 

#2. Informeer medewerkers over personalisatiemogelijkheden

Wanneer je eenmaal een geschikt ERP systeem hebt, neem dan de tijd om medewerkers te laten zien hoe zij de interface van hun digitale werkomgeving kunnen personaliseren. Moderne ERP systemen bieden volop personalisatiemogelijkheden, echter zijn die niet altijd bekend bij de mensen die ermee werken; zij gaan er vaak vanuit dat ze het moeten doen met hoe het eruit ziet als ze voor het eerst inloggen. Een minimalistische gebruikersinterface die is beperkt tot de elementen die de betreffende medewerker nodig heeft, creëert rust en overzicht en maakt het mogelijk efficiënter te werken.

#3. Stimuleer zelfredzaamheid van huurders

Het kwijtraken van het overzicht wordt in veel gevallen veroorzaakt door een onnodige hoeveelheid aan taken die moeten worden uitgevoerd. Door huurders zelfredzamer te maken, kun je zorgen dat zij bepaalde taken zelf kunnen uitvoeren. Een huurdersportaal waarop huurders kunnen inloggen om informatie te raadplegen en zelf hun woonzaken te regelen, kan de dagelijkse workload aanzienlijk verlichten. 

 

 

Duurzame verpakkingen zijn verpakkingen die ontwikkeld zijn om zo min mogelijk impact op het milieu te hebben, zonder dat daarbij de kwaliteit van het verpakte product wordt gecompromitteerd. Bij het vervaardigen van duurzame verpakkingen dient er al in de ontwerpfase rekening te worden gehouden met de impact die de verpakking gedurende de hele levenscyclus op het milieu zal hebben. Dus vanaf de productiefase tot aan de gebruiksfase, tot het moment dat de verpakking wordt weggegooid of gerecycled.

 

 

 

Productiefase

Bij het ontwerpen van de verpakking dient men rekening te houden met de productiefase. Verpakkingen die zoveel mogelijk uit hernieuwbare of gerecyclede materialen bestaan zijn vanzelfsprekend het streven. Ook moet verspilling van grondstoffen zoveel mogelijk voorkomen worden. Daarnaast worden fabrikanten gestimuleerd om zoveel mogelijk gebruik te maken van duurzame technieken en groene energie. 

 

Gebruiksfase

Tijdens de ontwerpfase moet ook rekening worden gehouden met de manier waarop de consument met het product en de bijbehorende verpakking omgaat. Dat betekent dat de verpakking geen onbedoeld gedrag mag oproepen, zoals verspilling van het product of het veroorzaken van zwerfafval. 

Verspilling kan vaak al grotendeels voorkomen worden door te zorgen dat de verpakking gemakkelijk kan worden leeggemaakt. Bij voedselverpakkingen kan tevens gebruik worden gemaakt van portieverpakkingen, om te voorkomen dat consumenten een reeds geopend product moeten weggooien omdat het restant niet goed meer is. Bij producten die mogelijk buitenshuis genuttigd of gebruikt worden, wordt geadviseerd om de hoeveelheid losse onderdelen tot een minimum te beperken. Dit reduceert de kans dat deze onderdelen op straat of in de berm terecht komen.

 

Wegwerpfase

Duurzame verpakkingen houden ook rekening met het weggooigedrag van consumenten. Het Kennisinstituut Duurzaam Verpakken (KIDV) heeft richtlijnen opgesteld met betrekking tot ‘design for recycling’.